Systemy mailingowe – jak być w kontakcie z klientami i nie zostać spamerem

Systemy mailingowe to we współczesnym e-biznesie podstawa budowania relacji z klientem. Pozwalają nie tylko zachować stały kontakt z odbiorcami Twoich usług, ale także dają możliwość umacniania więzi konsumenckich, badania preferencji oraz skuteczności metod promocji. 

Nie jest istotne czy dopiero zaczynasz zbierać adresy e-mail internautów, czy posiadasz już pokaźną listę 2000 odbiorców, w tym artykule znajdziesz praktyczne rady, jak bezpiecznie zrobić z nich pożytek na 100 % możliwości.

Dostępne narzędzia

Możliwości realizacji mailingu jest wiele. Internet oferuje mnogość rozwiązań zarówno płatnych, jak i darmowych rozpowszechnianych na licencji freeware lub open source. To co wybierzesz w głównej mierze powinno zależeć od potrzeb jakie stawia profil planowanego przedsięwizięcia. Z jednej strony warto mieć możliwość zwrócenia się o pomoc do twórcy oprogramowania, z drugiej nierozsądne było by płacić za funkcje, których nigdy nie wykorzystasz. Dodatkowo programy do massmailingu można podzielić, ze względu na sposób w jaki udostępniają swoją funkcjonalność.

Pierwszy to ASP (Application Service Provider), dostępny z poziomu przeglądarki internetowej, wszelkie czynności wykonujemy zdalnie na serwerach usługodawcy. Drugi to programy instalowane lokalnie w systemie pozwalające zarządzać listami oraz wysyłką lokalnie na Twoim komputerze.

Aplikacje darmowe

WebInsta – narzędzie w pełni napisane w PHP, służące do zarządzania listami adresowymi, komponowania wysyłek oraz ich planowanej realizacji. Aplikacja współpracuje z bazami MySQL , MSSQL , PostGreSQL co zawdzięcza zastosowaniu ADODB (interfejs do komunikacji z bazami danych).

WebInsta instaluje się z poziomu przeglądarki internetowej po uprzednim rozpakowaniu archiwum na serwerze. Współpracuje ze środowiskiem php w wersji 5 i wymaga dostępnej bazy danych do składowania list. Jego instalacja jest prosta a interfejs na tyle intuicyjny, że nie powinien sprawiać problemów z obsługą. Niestety aktualnie nie istnieje polskie tłumaczenie .

AnoMail 2007 – kolejna darmowa implementacja autorstwa Przemysława Rusieckiego, stanowi drugi typ aplikacji do mass mailingu, wymaga instalacji oraz konfiguracji na komputerze użytkownika, przez co daje większą kontrolę nad szczegółami realizacji wysyłki. Możemy w nim zarządzać listami odbiorców, również z zasadami opt-in/out. Umożliwia uruchomienie lokalnie serwera SMTP (direct mailing) co pozwala wykonywać wysyłki z pominięciem serwera poczty wychodzącej i ograniczyć wykorzystanie transferu u usługodawcy.

AnoMail daje nam kontrolę nad kompozycją treści listów wraz z pełną ich personalizacją. Z programem udostępniana jest bogata dokumentacja, co stanowi wyjątkowe ułatwienie dla chcących wykorzystać tę aplikację. Działa w systemach Windows 95/98/Me/2000/XP/2003/Vista.

Aplikacje płatne

SARE – Polskie narzędzie typu ASP, udostępnia naprawdę rozbudowany system edycyjno-wysyłkowy z wieloma funkcjami służącymi zarządzaniu baz danych z adresami klientów. Oprogramowanie to pozwala generować statystyki, badać reakcję odbiorców, zbierając informacje o wybieranych odnośnikach i w ten sposób daje możliwość lepszego targetowania oraz optymalizacji metod. Jest dobrze udokumentowany przez producenta, który zapewnia pełne wparcie techniczne.

SARE pozwala na tworzenie raportów w czytelnej stabelaryzowanej formie. Daje także możliwość zabezpieczenia się przed nieprzewidzianymi przerwami w dostawie usług, umożliwiając wznowienie wysyłki od momentu przerwania procedury. Stanowi w pełni profesjonalne narzędzie, przeznaczone do mass mailingu na szeroko zakrojoną skalę.

Send Mailer – aplikacja dostępna zarówno w wersji darmowej, z ograniczeniami funkcjonalności jak również płatnej bez limitacji z zapewnionym wsparciem dewelopera. Jest bardzo podobna do opisywanego AnoMail, gdyż jest instalowana lokalnie na komputerze i pozwala wysyłać maile z wykorzystaniem zdalnego serwera SMPT, jak również z jego pominięciem.

Posiada zaimplementowany mechanizm zarządzania zwrotkami – niedostarczone wiadomości są automatycznie usuwane z listy. Pozwala importować dane z list w formacie Outlook’a, plików formatowanych .csv, stron w formacie .html. Działa na systemach Windows, również na wersji Vista.

Jak korzystać z systemów mailingowych, aby nikt nie posądził nas o spam?

Spam jest bardzo szerokim pojęciem, dlatego odnieśmy się do jednej z definicji, która mówi: wiadomość zawierająca treść oraz kontekst niezwiązany ze ściśle określonym odbiorcą, wysłana bez jego zgody oraz dająca możliwość odniesienia korzyści przez nadawcę niewspółmiernych do możliwości odbiorcy w tym obszarze. Jednym słowem można powiedzieć, że wiadomości, które nie są kierowane bezpośrednio do odbiorcy oraz zawierające treści, które nie stanowią dla niego wartości merytorycznej są określane jako spam.

Aby nie narazić się na możliwość posądzenia o bycie spamerem, należy zwrócić uwagę na poniższe zasady:

• wysyłając korespondencję seryjną do wielu odbiorców należy określić politykę prywatności, oraz umożliwić zainteresowanym zapoznanie się z jej brzmieniem
• należy zadbać aby każdy adres znajdujący się na liście wysyłkowej był świadomie potwierdzony przez zainteresowanego – odbiorcę (opt-in)
• łatwa możliwość wypisania się z listy dostępna w treści maila
• budowa wiadomości wysyłanych do subskrybentów zgodna z semantyką oraz zoptymalizowana pod względem zawartych treści

Ostatni punkt dotyczy szczególnie wiadomości w formacie HTML, zawierających elementy grafiki, mail powinien ważyć do 50kB!

Karygodne jest z punktu widzenia powyższych zasad wysyłanie mailingów, umieszczając w polu adresu odbiorcy większej ilości adresów niż jeden. Łamie to zasadę personalizacji wysyłki, oraz udostępnia osobom trzecim adresy e-mail klientów, którzy mogą sobie tego nie życzyć. Jest to często popełniany błąd, szczególnie wśród osób korzystających z implementacji, które nie są dedykowanymi narzędziami do zastosowań jak omawiane.

Obciążenie

Aplikacje służące realizacji czynności mailingowych potrafią wygenerować spory wzrost zużycia zasobów serwera poczty. Z taką sytuacją mamy do czynienia, gdy proces wysyłki nie został zoptymalizowany i realizowany jest w nieprzemyślany sposób. Aby temu zapobiec skonsultuj swoje plany z administratorem serwera, tak aby poznać lokalne ustawienia np. limity z jakimi pracuje serwer.

Najważniejsze to ilość wiadomości jakie jednocześnie mogą zostać obsłużone w kolejce serwera, limity dotyczące nagłówków. Pomyśl jak możesz poprawić wydajność wysyłki, optymalizując rozmiar pojedynczego listu. Rezygnując np. z graficznych elementów wiadomości, stosując odnośniki do większej ilości tekstu o ofercie zamiast umieszczania ich w treści. Dobrym pomysłem jest rozłożenie, wysyłki w czasie, pozwala optymalnie wykorzystać zasoby, bez narażania serwera na przeciążenia.

Jeśli jeszcze nie posiadasz dostępu do serwera umożliwiającego profesjonalną obsługę dostarczania poczty, zapraszamy do zapoznania się z ofertą Kei.pl, nasze serwery są w pełni przystosowane do realizacji wyśrubowanych, profesjonalnych metod e-marketingu opartego o mailing.

Katarzyna Węgiel

Pasjonatka i praktyk działań inbound marketing. Testerka nowych rozwiązań pozycjonujących markę w umyśle klienta. Łączę teorię z praktyką. Wykorzystuję social media do efektywnego budowania relacji z klientem. Na co dzień zajmuję się kreowaniem wizerunku i świadomości marki w komunikacji on i off –line.